Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cât costă cu adevărat o informaţie pierdută

29 Septembrie 2014




O a doua circumstanţă atenuantă este reprezentată de prezumpţia că orice angajat poate căuta şi găsi informaţiile necesare stocate în sistemul informatic al companiei. Este o ipoteză de lucru falsă, bazată pe ideea similitudinii dintre căutările online, utilizând motoare de căutare de tipul Google, şi cele efectuate în intranetul organizaţiei. În al doilea caz, este nevoie de training pentru a putea pune întrebările eficiente şi pentru a decela informaţiile cu adevărat utile.

Al treilea element care scuză parţial incapacitatea angajaţilor de a accesa datele necesare în timp util este bombardamentul informaţional cu care se confruntă constant mediul business. Zilnic, fiecare angajat primeşte şi trimite câteva zeci de mail-uri, faxuri, cereri şi oferte, prezentări, notificări, documente modificate, aprobate, redirecţionate etc. Unele sunt în format electronic, altele în format fizic, dar fără un sistem riguros de triere şi procesare al acestora, care să fie aplicat uniform la nivelul întregii companii, haosul informaţional este dificil de stopat.

Toate aceste scuze sunt perfect valabile, dar realitatea este însă că nicio companie nu stă să compare efectul unei decizii bune cu cel al uneia proaste, pentru a face diferenţa şi a afla cât a câştigat sau cât a pierdut. Sau pentru a calcula cât timp a irosit în cadrul unui proiect din cauza faptului că nu au putut accesa informaţiile necesare în timp util şi acestea au trebuit refăcute din varii surse.

Pierderile cauzate de astfel de fenomene sunt cât se poate de reale şi pot fi cuantificate financiar. Dar mai ales pot fi aduse la o valoare minimă prin abordarea eficientizării activităţii la un alt nivel.

Soluţii concrete
Rezolvarea la problemele enumerate mai sus constă în punerea în practică a unui sistem capabil să livreze informaţia necesară, în timp optim, persoanei care are cu adevărat nevoie de ea.
Soluţiile de acest tip există de mai mulţi ani şi nu reprezintă un element de noutate în piaţa aplicaţiilor IT dedicate mediului de afaceri, însă adesea sunt marginalizate în favoarea unor aplicaţii care acoperă cerinţe de business considerate mai apropiate de obiectul principal de activitate al organizaţiilor – cum ar fi sistemele ERP, aplicaţiile CRM, SFA, WMS, Fleet management etc.
Cu toate acestea, soluţiile de management al informaţiei – fie că vorbim de Content Management, Document Management, Web Content Management, Enterprise Content Management etc. – furnizează o serie de beneficii care pot fi transpuse rapid în practică şi care pot genera câştiguri şi economii reale.

Sintetic, acestea pot fi rezumate la:
• creşterea productivităţii prin reducerea timpului de căutare a informaţiilor şi a gradului de disponibilitate la nivelurile la care este nevoie de aceasta;
• posibilitatea procesării automate a informaţiilor şi eliminare a erorilor;
• creşterea gradului de reutilizare a informaţiilor;
• reducerea riscului de pierdere şi deteriorare a documentelor;
• eficienţă mai mare în manipularea informaţiilor;
• crearea de fluxuri de lucru, în conformitate cu politicile companiei;
• acces securizat la informaţie pe baza unor reguli stricte, definite pe grupuri şi categorii de utilizatori;
• crearea unui mediu standardizat pentru accesarea, editarea, modificarea şi arhivarea informaţiilor;
• reducerea spaţiului, respectiv, a costului generat de arhivarea fizică adocumentelor;
• creşterea nivelului de interacţiune cu clienţii prin oferirea de informaţii actuale şi răspunsuri rapide la solicitările acestuia.

Lista argumentelor în favoarea adoptării unei soluţii de management al informaţiei este lungă şi poate fi discutată in extenso, însă ceea ce este cu adevărat important este faptul că fiecare dintre aceste beneficii poate fi exemplificat şi probat prin zecile de implementări realizate până acum.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite