10 Februarie 2005
Un astfel de sistem ar trebui sa includa:
zona de stocare a documentelor in format electronic;
metoda de adaugare/extragere a documentelor;
metoda de identificare a documentelor;
un mecanism de blocare a documentului, in asa fel incat un singur utilizator sa poata modifica documentul la un moment dat;
control de versiune si istoric al modificarilor;
securitate, pentru a controla accesul utilizatorilor la documente;
metoda de cautare, pentru a regasi cu usurinta documentul necesar;
flux de documente, pentru a transmite documentele intre utilizatori intr-un mod structurat.“
Ramane intrebarea: Cum stiu daca am nevoie de o astfel de solutie?
Iata cateva intrebari ajutatoare:
Generati/primiti documente critice pentru afacerea dumneavoastra in mod regulat?
Exista cazuri in care mai multe persoane trebuie sa lucreze la un singur document sau anumite documente sunt solicitate de persoane aflate in locatii diferite?
Exista anumite documente care se misca in interiorul organizatiei dupa proceduri bine stabilite?
Documentele sunt monitorizate/auditate/reglementate de catre un organism extern (Ex:ISO)?
Concluzie:
Majoritatea companiilor au nevoie de o solutie de management al documentelor.
In aceste conditii KeySoft DMS este o aplicatie pentru managementul documentelor?
Da, deoarece corespunde criteriilor de mai sus si ofera in plus numeroase facilitati.
...
Info World punctează în programele de finanţare ale Comisiei Europene